La presente política aplica a los datos personales que reposan en bases de datos y/o archivos que se encuentran en poder de Hido GC S.A.S., contratistas, operadores, terceros y todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan algún tipo de relación con Hidro GC S.A.S, y que de conformidad con la normatividad vigente sean objeto de tratamiento.
Hidro GC S.A.S, en relación con el tratamiento de datos personales da por entendido que los mismos son propiedad de los titulares, y solo hará uso de aquellos para la finalidad manifiesta al titular. Se exceptúan de este alcance los casos establecidos por el artículo 2 de la ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, deroguen o subroguen.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los funcionarios de Datacenter Colombia S.A.S.
DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se dan a conocer los siguientes conceptos:
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Base de datos automatizada
Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
Base de datos física
Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Dato Personal
Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que pueden asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato público
Son aquellos datos que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos, cuya recolección y tratamiento, no requiere autorización del Titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros., que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información y deben ser tratados conforme a los fines y propósitos de la autorización impartida por su Titular. (Ej. Dato financiero y crediticio).
Dato privado
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa del Titular, ejemplo nivel de escolaridad.
Dato sensible
Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del Titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del Titular o éste se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.)
Responsable del tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, toma las decisiones sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular de la Información
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; para Hidro GC S.A.S, se entenderá como titular de la información los asociados y/o clientes, trabajadores y proveedores.
Transferencia
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país (Entre responsables).
Transmisión
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable (Cuando se entrega al encargado).
Responsabilidad demostrada
De acuerdo con el decreto 1377 de 2013 en el artículo 26, la responsabilidad demostrada es una obligación en cabeza del responsable del tratamiento; por tanto, deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.
DISPOSICIONES GENERALES
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de su Decreto Único 1074 de 2015, Hidro GC S.A.S. identificada con NIT 901.157.990-1, con domicilio principal en la Calle 14 sur N° 18a – 55, en la ciudad de Bogotá D.C, portal web www.hidrogc.com, número celular 3163304972 y correo electrónico info@hidrogc.com y teniendo en cuenta que para el desarrollo de su actividad económica, esta compañía requiere información personal de los titulares de la información, se hace responsable del tratamiento de la base de datos que contiene información personal de cada uno de ellos, así mismo se encargará de velar por la adecuada recolección, tratamiento, conservación y la estricta confidencialidad de los mismos y propenderá por la protección de sus derechos.
Teniendo en cuenta lo anterior, Hidro GC S.A.S, Informa a continuación los términos y condiciones del tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos establecidos en las leyes de protección de datos personales.
Actualmente la Compañía cuenta con una página web, en la cual se captura y almacena la información suministrada personalmente por los titulares de la información; por lo tanto, los datos personales registrados en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado y capacitado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información, protocolos de acceso y administración de la base de datos para evitar vulneración de la información almacenada.
La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Hidro GC S.A.S., realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y tratamiento a los datos de los titulares de la información. Los Empleados, Clientes, Proveedores, Visitantes al aceptar los Términos y Condiciones de Hidro GC S.A.S. conocidos en formularios y actualización de datos, están aceptando expresamente la siguiente Política y generan una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto. El colaborador de Hidro GC S.A.S, al momento de su vinculación mediante contrato laboral, acepta expresamente la presente Política y autoriza el tratamiento de sus datos personales; en el mismo sentido otorgan, los proveedores de bienes y servicios, al momento de la suscripción del respectivo contrato de prestación de servicios. Para el caso de clientes se debe solicitar la suscripción de la autorización expresa para el tratamiento de datos, en el momento que se requiera.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de Hidro GC S.A.S., así como para la vinculación laboral o por prestación de servicios. Los titulares de la información registran o entregan su información de manera libre y voluntaria y reconocen que los han leído y los aceptan expresamente.
ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Hidro GC S.A.S., solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos y por vinculación laboral. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información.
Se informa a los titulares de la información, que, una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de su vinculación y posteriormente cada vez que realicen actualización de sus datos, éstos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo con el servicio, producto adquirido o vinculación laboral y por prestación de servicios. Así mismo, en su carpeta reposará documento físico con los datos recolectados soportados con su firma.
Las bases de datos se encuentran alojadas en servidores de altas capacidades, ubicados en centros de datos con políticas de seguridad, de acuerdo con las normas internacionales y mejores prácticas avaladas por los organismos competentes. De igual manera, se establecen roles y políticas de acceso para funcionarios y entes de supervisión, contando con sistemas de vigilancia y seguridad competentes que garantizan su debida protección.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Hidro GC S.A.S., actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de éstos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en la presente política y sobre la base de la Ley y la normatividad vigente. A continuación, se presentan los datos de identificación del responsable del tratamiento:
- Nombre: Hidro GC S.A.S.
- NIT: 901.157.990-1
- Dirección: Calle 14 sur N° 18a – 55
- Ciudad: Bogotá – Colombia
- Celular: 316 3304972
- Correo Electrónico: info@hidrogc.com
- Página Web: www.hidrogc.com
TRATAMIENTO DE DATOS Y FINALIDAD
La información proporcionada por los titulares de la información de Hidro GC S.A.S., se recolecta, se almacena, se usa y se comparte con algunas áreas de la compañía y con entidades a las que se requiera transferir los datos para darle el tratamiento de acuerdo con los fines autorizados por el titular, esto con la intención de prestar de manera adecuada los servicios y/o productos ofrecidos.
La información requerida se recolecta para las siguientes finalidades:
- Permitir el desarrollo del objeto de Hidro GC.
- Actividades de la Dirección Administrativa concernientes a la administración del recurso humano: vinculación laboral, procesos de capacitación, evaluaciones de desempeño, programas de bienestar social, control de acceso a la compañía, promoción de empleo, pago de nómina y planificación de actividades empresariales, planear y coordinar la formación de personal, realizar gestión del personal y del trabajo temporal, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas.
- Se recolecta información de aspirantes o candidatos a procesos de selección dentro de la Organización y es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante a la Compañía.
- Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de funcionarios de Hidro GC.
- Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención de emergencias.
- Mantenimiento de los datos personales, posterior a la terminación del contrato laboral, para cumplimiento de las normas de seguridad social, para la prevención de delitos, y para efectos judiciales eventuales.
- Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
- Conservar evidencias de los eventos realizados, capacitaciones, reuniones internas y externas.
- Atender requerimientos de información de entes de control tanto internos como externos.
- Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios de Hidro GC, a través de encuestas.
- Registrar y/o autorizar el ingreso a las instalaciones, elemento o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión de Hidro GC.
- Ejercer video vigilancia, control y seguridad al acceso a las oficinas, capturando imágenes de los titulares de la información que se encuentran en la sede de Hidro GC S.A.S.
- El tratamiento de los datos personales de nuestros aliados o terceros tiene como finalidad la gestión de las relaciones contractuales existentes con estos y la organización.
- Verificar antecedentes comerciales, reputacionales asociados al riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales.
- Realizar gestión contable, fiscal, administrativa, tributaria y de facturación.
- Dar a conocer, transferir y/o trasmitir, reportar o divulgar datos personales a sus filiales, aliados y terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para cumplir con el objeto social de la Compañía.
- Realizar proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización a través de los procedimientos internos con fines de relacionamiento, contable, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
- Se recolecta información personal de aliados o terceros con la finalidad de realizar la vinculación comercial para ofrecer servicios y productos del portafolio de La Compañía.
- Administración de archivo y documentos.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la Compañía como empleador, en relación con las normas del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. (SG-SST).
- Socializar políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
- Programar la visita de los representantes comerciales.
- Cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley para el registro de comerciantes.
- Evaluar la prestación del servicio mediante la aplicación de encuestas de opinión, realizar prospección comercial y generación de publicidad propia.
- Realizar segmentación de mercados para conocer las necesidades de nuestros clientes y prospectos, que permite fidelizarlos.
- Contar con un buen servicio al cliente y un servicio financiero válido.
TRATAMIENTO DE DATOS ESPECIALES
Tratamiento de datos Sensibles
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Hidro GC y/o con sus filiales ó colaboradores, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Los datos biométricos, tales como la foto y huella o los demás que determine la Ley en General y que sean capturados por Hidro GC, tienen por finalidad garantizar la identidad de nuestros colaboradores, así como el acceso a las instalaciones administrativas de la Compañía y prestación de servicios que lo ameriten.
Sistemas de Videovigilancia
Hidro GC S.A.S. aclara que al interior de sus instalaciones cuenta con un sistema de video vigilancia, establecidos en los derechos mínimos para el tratamiento de datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores y cualquier otra personal natural. Así mismo, informa a sus clientes internos y externos sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia – conductas inequívocas.
Hidro GC, manifiesta que la información recolectada (tanto videos e imágenes) serán utilizadas para fines de seguridad de los colaboradores, clientes y personas naturales, así como de los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba de cualquier tiempo, ante cualquier entidad u organización.
Sumado a lo anterior, Hidro GC S.A.S., podrá captar información adicional que considere necesaria para el desarrollo de su actividad económica conforme a lo establecido por la Supersolidaria, además constantemente documentará y/o actualizará la información de los titulares de la información, de conformidad con lo establecido por las normas relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Antes de realizar una recolección o captura de datos, la compañía le dará a conocer a la persona la información requerida para el servicio o producto solicitado, si la persona decide suministrar esta información, estará aceptando que sus datos podrán ser utilizados para los fines que Hidro GC S.A.S. disponga de acuerdo con la finalidad específica. Para hacer efectiva esta autorización, a partir de la fecha de expedición de esta política, Hidro GC S.A.S. contará con la autorización de los titulares de la información para el tratamiento de sus datos personales, a continuación, da a conocer los aspectos relacionado con la obtención de dicha autorización:
Autorización. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Hidro GC S.A.S. requieren del consentimiento libre, del titular de estos. Por lo cual, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Forma y mecanismos para otorgar la autorización: Hidro GC S.A.S. definirá los medios por los cuales obtendrá la autorización a saber: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Esta autorización será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Al obtener la autorización del titular de la información se garantiza que se le ha dado a conocer, los fines para los cuales ha sido recolectada su información personal, además que tiene la opción de conocer cualquier alteración y/o el uso que se le dará a los mismos.
En la autorización, se informa al titular de la información, que Hidro GC S.A.S., es el responsable de recopilar sus datos personales, el destino de éstos y como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados. Además, se informa si recopilan datos sensibles.
Soporte de la autorización: Hidro GC S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales por parte de los titulares de la información.
Hidro GC S.A.S., pondrá a disposición de los titulares de la información, la política de privacidad y de tratamiento de datos personales en la página web www.hidrogc.com.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, y bajo las condiciones que indica la ley.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Hidro GC S.A.S., en su condición de Responsable y Encargados del Tratamiento; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
- Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
- Ser informado por el responsable del uso del Tratamiento, respecto a sus datos personales suministrados.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que traten sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Con el propósito de dar respuesta oportuna a las solicitudes del cliente, dispone los siguientes mecanismos o canales mediante los cuales resolverá las peticiones, consultas y reclamos elevadas por el Titular de la información con relación al tratamiento de datos personales.
Las solicitudes serán recibidas a través de los siguientes medios:
Solicitudes físicas y verbales:
Serán atendidas por la Dirección Administrativa.
- Dirección: Calle 14 sur N° 18a – 55, en la Ciudad de Bogotá, Colombia.
- Celular: 316 3304972
Solicitudes por correo electrónico:
Serán gestionadas por la Coordinación de Seguridad de la Información y Ciberseguridad:
- Correo electrónico: info@hidrogc.com
- Página Web: www.hidrogc.com
De acuerdo con la solicitud, serán atendidas por el funcionario encargado, quien tomará nota sobre las peticiones, consultas, quejas, reclamos, que le expresen. De acuerdo con el caso en gestión, podrá dar la respuesta inmediatamente, para los demás casos se enviará comunicación escrita con la respuesta a la petición o queja presentada.
Toda solicitud, para ser tramitada, deberá presentarse por el titular de la información o por su representante legal, el cual deberá comprobar su identidad, Hidro GC S.A.S., responderá todas las peticiones, consultas y reclamos de acuerdo con los términos establecidos por la ley.
En caso que el titular solicite la supresión de sus datos, se le informará que, por motivos legales y técnicos, la información no será retirada por completo de nuestras bases de datos, que esta se eliminará de los contactos activos de la base, pero la información permanecerá en el archivo histórico por un periodo de tiempo determinado por la Ley o determinado por la finalidad que se persiga, este procedimiento se realizará con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos, incidencias o reclamaciones que se puedan presentar.
PROCEDIMIENTO DE LOS TITULARES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR,SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL
Los titulares de la información de manera gratuita podrán solicitarle a Hidro Gc S.A.S., como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice y los rectifique. Además, podrá incluir nuevos datos, suprimirlos o excluirlos de la base de datos, pero en todo caso se debe acreditar la identidad del titular de los datos.
En cumplimiento de las normas sobre la protección de datos personales, Datacenter Colombia, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.